eRechnungspflicht für B2B
Stufenweise wird ab 2025 die eRechnung gesetzlich verankert in die Breite getragen. Wir stellen Ihnen hier immer die aktuellen Informationen zur Verfügung. Verständlich und einfach.
Die Bundesregierung plant die Einführung eines einheitlichen elektronischen Meldesystems für Umsatzsteuerrelevante Transaktionen. Erklärtes Ziel ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs .Auch auf europäischer Ebene.
Als ersten Schritt auf dem Weg zu einen elektronischen Meldesystem wird in Deutschland ab 2025 eine eRechnungspflicht für B2B Umsätze eingeführt.
Betroffen sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen.
Im folgenden erhalten Sie weiterführende Informationen. Für Einzelfragen kommen Sie gerne auf uns zu.
Am besten per eMail an digitalisierung@fuersattel.de
Zeitlicher Ablauf der gesetzlichen eRechnungspflicht
Ab 01.01.2025
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
Als Unternehmer müssen Sie eRechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das Versenden von Papierrechnungen bleibt erlaubt. Sonstige elektronische Rechnungen (z.b. reine PDF Dateien) dürfen nur mit einer Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab 01.01.2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B eRechnungen versenden.
Ab 01.01.2028
Alle Unternehmen müssen B2B eRechnungen versenden.
EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.
Die Formate einer Rechnung
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, elektronischen Format vor und ist konform zur EN 16931. Damit ist auch klar definiert, das eine normale PDF Datei keine eRechnung im eigentlichen Sinn ist.

XRechnung
- Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
- ist (nur) maschinell lesbar
- automatisierte Weiterverarbeitung
ist möglich - kein Sichtbeleg vorhanden


ZUGFeRD 2.X
- hybrides Datenformat, inkl.
Sichtbeleg und eingebetteter
strukturierter XML - maschinell lesbar
- automatisierte Weiterverarbeitung
ist möglich - Sichtbeleg ist vorhanden

Sonstige Rechnungen
Papierrechnungen als auch Rechnungen in einem Format das nicht der EN 16931 entspricht, gelten als sonstige Rechnungen.
Papierrechnungen können in der Übergangsfrist verwendet werden.
Sonstige digitale Rechnungen dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers versendet werden (z.B. die Rechnung als normale PDF Datei als eMailanhang).
Wir beraten Sie zu mögliche Lösungen
Rechnungsverarbeitung mit DATEV Unternehmen online
DATEV eRechnungsportal
DATEV Auftragswesen next
Lexoffice
DATEV Smart Transfer
Anschluss an ein eRechnungsnetzwerk
Häufige Fragen und Antworten
Was ist eine eRechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Sie muss technisch gesehen dem Standard EN 16931 entsprechen.
xRechnung und ZUGFeRD sind konkrete Ausprägungen der eRechnung.
Ist eine PDF Rechnung eine eRechnung?
Der Jurist würde sagen: Kommt drauf an.
Eine normale PDF Datei, wie Sie z.B. über ein PDF Programm oder beim Drucken über Office erzeugt werden kann, erfüllt die Vorgaben der EN 16931 nicht und gilt damit als Sonstige Rechnung.
Ist die PDF Datei im Format einer Zugferd Rechnung erstellt (die PDF hat im „Bauch“ einen auslesbaren Datensatz), dann gilt diese PDF als eRechnung.
Muss ich eine eRechnung annehmen?
Ja.
Sie Sind – sofern Sie die sonstigen Bedingungen erfüllen – als Unternehmer verpflichtet ab 2025 eRechnungen zu empfangen und auch weiterzuverarbeiten.
Und mit weiterzuverarbeiten ist nicht ausdrucken gemeint.
Natürlich können Sie mit Ihren Lieferanten abweichende Regelungen treffen, sofern diese das zulassen (z.B. Papierrechnungen, PDF). Das geht aber nur bis maximal Ende 2027.
Wie lange muss ich eRechnungen aufbewahren?
Es gelten für elektronische Rechnungen Stand jetzt dieselben Aufbeharungspflichten wie für Papierrechnungen. Das Umsatzsteuergesetzt sieht nach §14b eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor, beginnend am dem Ende des Wirtschaftsjahres in dem die Rechnung zum tragen kam.
Ein Rechtssicherer Weg der Verarbeitung und auch Archivierung ist DATEV Unternehmen online. Wir beraten Sie gerne dazu.
Es heißt ja eRechnung, gibt es auch eine eGutschrift?
Technisch gesehen ist eine eRechnung nur die Abbildung der Rechnungsstellung in einem bestimmten Format.
Auch Gutschriften (als möglicher Bestandteil der Rechnungslegung) unterliegen damit den Formatvorgaben der eRechnung.
Im Detail unterscheidet man bei der Gutschrift die
- Rechnungsberichtigung (Rechnungskorrektur)
- kaufmännische Gutschrift (z.B. für Gewährung Boni auf Grund von ereichten Umsatzvolumen)
- Leistungsempfänger erstellt Gutschrift (bisher § 14 Abs. 2 Satz 2 und Satz 3 UStG; ab 2025 § 14 Abs. 2 Satz 5 und Satz 6 UStG) (Abrechnung erhaltene Lieferung/Leistung)
Wie diese technisch durch die jeweilige Anwendung umzusetzen sind müssen Sie mit Ihrem Softwareliferanten im Detail klären.
Was ist mit Rechnungen an das Ausland?
Sind der leistende Unternehmer und/oder der Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig, kann die Rechnung auch als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Im Zuge der Einführung eines nationalen und dann europäischen Meldesystems ist das aber sicherlich nur noch eine begrenzte Zeit möglich.
Was ist mit "Taxirechnungen" oder Fahrscheinen?
Sowohl Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR inkl. Umsatzsteuer) als auch Fahrausweise (als Rechnungen) nach § 33 und § 34 UStDV können immer als sonstige Rechnungen erstellt werden – dies gilt aus Praxisgründen notwendigerweise auch bei B2B-Umsätzen.
Wie hole ich die Zustimmung eines Rechnungsempfängers zum Versand sonstiger Rechnungen ein?
Grundlegend empfielt es sich immer in die Kommunkation mit der Empfängerseite zu gehen und Vereinbarungen nachvollziehbar dokumentiert zu treffen.
Faktisch kann die Zustimmung, weil Sie keiner besonderen Form bedarf, auch rein konkludent erfolgen. Also z.B. durch widerspruchslose Annahme der Rechnung in einem Sonstigen Format.
Mein Kunde möchte ein anderes Format bei der Rechnungsstellung von mir haben, geht das?
Eine E-Rechnung kann neben der europäischen Norm EN 16931 auch in einem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarten elektronischen Format erstellt (Sonstige Rechnungen) werden.
Das aber nur, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Spätestens mit dem Aufsatteln eines Meldesystems steht man dann aber ggf. wieder vor einer technischen Anpassung.
Es empfiehlt sich daher sich nah am vorgegebenen Standard der europäischen Norm zu orientieren.
Disclaimer:
Die auf dieser Seite gemachten Angaben haben keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Sie ersetzen keine persönliche Beratung. Sie spiegeln auch nur einen bestimmten Stand im Zeitverlauf wieder. Auf Grund der Schnelllebigkeit der Umsetzung und Klärung von Detailfragen durch die Behörden und den Gesetzgeber, kann die Aktualisierung dieser Seite zeitlich hinterherhängen.